メールは補助ツールでしかない

メールはコミュニケーション手段として一番使われているツールではないでしょうか。プライベート、仕事、両面で使わない日はないと思います。

特に仕事ではPCメールがよく使われていて、わたしにとってはメールが無ければ仕事にならないぐらいになってます。

やっぱり便利

わたしが仕事でメールを頻繁に使うのは、単純に便利だからです。一番便利なのは、時間を気にせず送信することができる点です。

電話ですと話している間相手の時間を頂戴することになります。たまたま電話に出ただけで、その人に時間があるとは限りません。そもそも、都合で出れないときもあります。

その点メールですと、送信したことですぐに相手の時間を奪うことにはなりません。相手の受信トレイに出てくるだけで、それをすぐに確認するのかは相手の都合次第です。つまり、相手の都合に関係なく送信することができます。

ただ、ときたまメールの受信をスマホへ転送している方もいますので、その点だけは注意が必要です。転送していないようでしたら、朝早くでも、夜遅くでも時間を気にせず送信しています。わたしは朝方人間なので、朝に送信することが多いです。

また、相手からメールでの連絡を希望されることも多いです。電話連絡をしても、「返事はメールでお願いします」と言われることがあります。わたしの感覚では、アポイントほどメールのほうが喜ばれると思います。

メールは補助ツール

しかし、メールは基本的に補助ツールだと認識しておかなければいけないと思います。特に仕事に関しては、コミュニケーション手段の第一順位ではないです。

「会って話しをすることが大切」という話しは以前に書かせてもらいました。nonbirihappy.hatenablog.com

今日お話ししたいのは、文章ではニュアンスが伝わらない場合があるということです。

「こうしてほしい」などのこちらの希望を伝える場合や、「こういうふうにして下さい」とこちらから指示して相手に動いてもらう場合は、文章だけで伝えるのは難しいです。 仕事の付き合いですので丁寧に書くことが多いですが、それが逆効果になってしまう場合もあると思うのです。

丁寧語や敬語を使いすぎてこちらの意図が伝わらない、結局何が言いたいのかわからないと言わわれることがわたしにはありました。ですので、仕事の内容と同時に、こちらの気持ちも知ってもらいたいというときは、直接話すようにしています。会うことができればベストですが、それが難しければ電話でもいいと思ってます。

ちなみに、公私ともにネガティブな内容や感情はメールでは絶対に送らないようにしています。

メールでの連絡は相手だけでなく、こちらも空き時間に対応することができるので、時間の有効活用には最適です。ただし、気持ちまでは伝わりにくいものであるということは忘れないでおきたいと思います。