Excelでのデータ管理には「IF関数」がおすすめ
わたしは仕事でOfficeのExcelをよく使います。
集計や資料の作成にとても便利で、仕事のスピードアップ、効率化を図れるうえで欠かせないソフトです。
Excelを活用するには、「関数」を使えなければなりません。
その関数のうち、きょうは「IF関数」を紹介しようと思います。
使用頻度の高い関数ですので使っているかたは多いでしょうが、自分の内容確認を含めて書いていますので、お付き合いいただければと思います。
条件を指定する関数
「IF関数」は、条件を決めて、それに当てはまる場合と当てはまらない場合の処理を指定できる関数です。
「もし～だったら、◯にして、そうじゃなかったら✖にする」というような構成で条件を決めることができます。
「IF関数」では、「もし～だったら」を「論理式」、「◯にして」を「真の場合」、「そうじゃなかったら✖にする」を「偽の場合」と呼びます。
「IF関数」の式は以下のように構成されています。
＝IF（ 論理式、真の場合、偽の場合 ）
言葉を覚える必要はありませんが、式を組み立てるときに表示されますので、どこの部分を指しているのかは知っておかれたほうが良いです。
では、実際にどういう場面で使えるのかご紹介しましょう。
データ管理に便利
例えば、テスト結果をExcelの表で管理して、生徒の点数別で◯、✖判定をしてみましょう。
条件は、70点以上は◯、それ未満は✖とします。
「IF関数」の式で考えますと、「点数が70点以上だったら、◯、それ以外は✖」ということになります。
これを式に書き込んでいきます。
関数は、Excelシートの「fx」部分をクリックすると表示されますので、「IF」を選びます。
「IF」を選択すると以下の画面が出てきます。
ここに条件を入力していくこととなります。
まずは1行目から式を入れていきます。
論理式は「セルA３が70点以上の場合」ですので、「A3＞＝70」と入力します。
真の場合は◯ですので、"◯"とし、偽の場合は✖ですので、"✖"と入力します。
基本的に半角で入力しますが、表示する記号は全角でも大丈夫です。
入力が済めば「OK」をクリックして完成です。
すると、自動で判定欄に表示されます。（表示は中央揃えにしています）
あとは、判定の列を下までオートフィルでコピーすれば全行に表示されます。
これで、点数を入力するだけで判定結果が表示されるようになりました。
自分でひとつひとつ入力しなくていいので、作業が断然に楽になります。
「IF関数」の中にもうひとつ「IF関数」を入れる
「IF関数」の条件に、もうひとつ条件をつけることも可能です。
その場合、式の中にもうひとつの「IF関数」式を入力することになります。
上の例で、90点以上を◎表示することとしてみます。
この場合、上の式の真の場合に「もし90点以上だったら、◎、それ以外は◯」という式を入力します。
「OK」をクリックして、先ほどと同じようにオートフィルでコピーすると
このように、複数の条件で管理したい場合は、「IF関数」の中に「IF関数」を入れることで対応できます。
中に入れられる「IF関数」の数に上限はありませんので、いわば無限に条件を設定することが可能です。ただし、あまりに入れ過ぎると式が複雑になり、修正したいときにわかりにくいのでおすすめしません。
管理上、最高3条件までが限度かなと思います。
多数の条件をつけるときは、「VLOOKUP関数」など他の関数で考えたほうがよいです。
Excelは数字の集計だけでなく、データ管理としても非常に優れたソフトです。
「IF関数」を使って、データ管理の作業を効率化しましょう。
